Ablauf

In 7 Schritten zum effektiven Controlling

Schritt 1: Kennenlernen

Am Anfang steht ein gegenseitiges Kennenlernen. Im Rahmen einer Präsentation stelle ich Ihnen die wesentlichen Bausteine meiner Beratungsleistung vor. Auf dieser Basis klären wir gemeinsam, welchen Nutzen Sie aus einer auf Ihre Belange zugeschnittenen Beratung ziehen können.

Schritt 2: Beratungsvertrag

Falls Sie sich für eine Beratung entscheiden, erhalten Sie von mir einen Vertragsentwurf mit der Spezifizierung der Beratungsleistung, den wir dann abstimmen und unterschreiben. Im Vertrag ist auch eine Vertraulichkeitsvereinbarung enthalten.

Schritt 3: Unternehmensprofil

Nun beginnt unsere konkrete Zusammenarbeit. Hierzu komme ich zu Ihnen in Ihr Unternehmen. Am Anfang der Beratung steht die Erhebung des Unternehmensprofils. Dazu kommt die Bestandsaufnahme Ihres internen und externen Rechnungswesens sowie der EDV-Infrastruktur. Sehr wichtig ist schließlich eine gemeinsame Festlegung der wesentlichen Ergebnisträger (Produkte, Kunden etc.), die dann die Analyse der Unternehmensperformance entscheidend strukturieren werden, sowie der Kennzahlen, die den Unternehmenserfolg messen.

Schritt 4: Controlling-Software

Excel reicht als alleiniges Controlling-Tool erfahrungsgemäß nicht aus. Ich habe langjährige Erfahrung mit mehreren auf Controlling spezialisierten Software-Produkten und kann Ihnen ein Produkt empfehlen, das sehr gute Analyse- und Reporting-Fähigkeiten mit einer einfachen Handhabung verbindet. Es muss dann eine Verbindung zwischen der Controlling-Software und der hauseigenen EDV als Datenlieferant hergestellt werden. Dabei handelt es sich um eine „feste Verdrahtung“, die später für einen automatisierten Datentransfer genutzt wird. Hier ist Ihre EDV-Abteilung gefragt, meist in Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Berater oder dem Software-Hersteller.

Schritt 5: Analysen und Reporting

Jetzt erstelle ich für Sie die ersten Analysen, um die Performance Ihres Unternehmens möglichst transparent darzustellen. Hier wird die aktuelle Performance in den Zusammenhang mit Vorperioden gestellt, es werden Querschnittsvergleiche durchgeführt oder es wird der Erfolg spezifischer Zielsetzungen gemessen. Dadurch bildet sich allmählich ein Profil von Schwachstellen der aktuellen Performance heraus. Die Kommunikation des Profils an Sie als Unternehmensleitung erfolgt über ein abgestimmtes, gestaffeltes Reporting. Maßgeschneiderte Berichtsformate unterstützen Sie dabei, die Performance Ihres Unternehmens jederzeit verlässlich vor Augen zu haben – und den Unternehmenserfolg basierend auf dieser Datengrundlage zielführend zu steuern.

Schritt 6: Übergabe der Controllingfunktion an einen internen Mitarbeiter

Meine Beratung erstreckt sich auf die oben beschriebene Einrichtung eines Unternehmenscontrollings. Ist das Controlling etabliert, begleite ich in der Endphase der Beratung den Übergang der Controllingfunktion auf einen von Ihnen benannten internen Mitarbeiter. Für die Einarbeitung des internen Controllers sollten mindestens zwei Reporting-Zyklen gemeinsam mit mir durchlaufen werden, so dass hierbei alle Aspekte durchgesprochen werden können. Danach übernimmt der entsprechende Mitarbeiter die Funktion vollkommen selbstständig.

Schritt 7: Einführung einer Unternehmensplanung

Ist dieses Procedere bereits ein oder zwei Jahre lang fest etabliert und in eine Routine übergegangen, sollte als finaler Schritt eine – möglicherweise gestaffelt eingeführte – Planungsrunde gestartet werden. Die Ergebnisse der Planungsrunde werden dann als Zielvorgaben zum wesentlichen Orientierungspunkt für die Bewertung der Ist-Performance. Die Komplexität und der enorme Arbeitsaufwand einer Planungsrunde werden oft unterschätzt. Deshalb biete ich hier meine Unterstützung im Rahmen eines gesonderten Beratungsvertrages erneut an, rate aber erst dann zu diesem Schritt, wenn bereits eine leistungsfähige Controlling-Infrastruktur vorhanden ist.

Wenn Sie weitergehende Fragen zum Ablauf der Beratung haben, nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf.