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Einführung eines Unternehmenscontrollings bei einem großen Mittelständler

Das Unternehmen

Mittelständisches Unternehmen der verarbeitenden Industrie (Umsatz ca. 200 Mio. EUR, 1.000 Mitarbeiter) mit Hauptsitz in Deutschland. Die Geschäftstätigkeit konzentriert sich auf Europa und Asien.

Die Ausgangslage

Als zahlenbasierte Entscheidungshilfen zur Steuerung des Unternehmens standen ein lang etabliertes ERP-System sowie die Gewinn- und Verlustrechnung zur Verfügung. Die neue Unternehmensleitung hatte sich für eine Modernisierung der IT-Landschaft entschieden und ein Projekt zur Einführung eines neuen ERP-Systems auf den Weg gebracht. Darüber hinausgehend bestand der Wunsch, kurzfristig deutlich mehr Transparenz über die Ergebnisentwicklung des Gesamtunternehmens zu erhalten, um schneller auf Performance-Veränderungen bei Produkten und Kunden reagieren zu können. Außerdem sollte auch die Performance nach in- und ausländischen Regionen besser verfolgbar gemacht werden. Angesichts des parallel laufenden ERP-Projektes sollten sich die Eingriffe in bestehende Prozesse und Systeme auf ein Minimum beschränken.

Die Beratung

Am Beginn stand die Sichtung der vorhandenen Performance-relevanten Daten. Parallel dazu wurde eine von mir empfohlene Controlling-Software angeschafft. Mithilfe eines spezialisierten IT-Beraters wurde dann das für die späteren Performance-Aussagen passende Datenmodell ausgestaltet sowie eine Verbindung zu den vorhandenen EDV-Systemen hergestellt. Durch diesen Kanal flossen nun erstmals die Bewegungsdaten mit täglichem Update und gemäß definierter Kriterien verdichtet in die Performance-Datenbank. Diese Daten wurden von mir durch entsprechende Performance-Analysen ausgewertet. Deren Ergebnisse wurden in monatliche Berichte gefasst und in einem intensiven Abstimmungsprozess an den Informationsbedarf der Geschäftsleitung angepasst. Nach einer Entwicklungszeit von etwa sechs Monaten lag ein optimiertes Berichtsformat vor. Neben diesen Monatsberichten wurde ein kondensierter Tagesbericht von mir entwickelt.

Die Ergebnisse

Durch ein von täglich bis quartalsweise gestaffeltes Reporting kann die Unternehmensleitung nun die Performance von Produkten, Kunden, Regionen etc. zeitnah verfolgen. Gleichzeitig werden deren Performance-Trends erkennbar. Das Reporting stellt hier zuverlässig und neutral die neuralgischen Stellen heraus – und ermöglicht es so dem Managementteam, Probleme zu diskutieren sowie gezielte Korrekturmaßnahmen zu definieren und durchzusetzen. Die Konsequenzen der Maßnahmen schlagen sich dann über die täglichen Updates in der Datenbank nieder und fließen über entsprechende Analysen wieder in das Reporting des Controllings ein. Anhand dieser aussagekräftigen Informationen entscheidet das Managementteam, ob es weitere Maßnahmen für erforderlich hält. Damit kann das Unternehmen kontinuierlich nachjustieren, um einen nachhaltigen Erfolgskurs zu steuern.

Ein weiterer Benefit: Die als Teil der Controlling-Software implementierte Datenbank stellt eine neue Datenbasis von Performance-Kennzahlen für das gesamte Unternehmen zur Verfügung. Auf Teile dieser Datenbank können berechtigte Mitarbeiter des Unternehmens direkt zugreifen. Davon profitiert neben dem Controlling vor allem der Vertrieb.